MakroBackup, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) e-fatura mükelleflerine zorunlu kıldığı e-fatura yedekleme ve saklama ihtiyacına özel çözüm sunar. Elektronik fatura verileri otomatik olarak yedeklenir, dünya çapında kabul görmüş standartlarla güvenli biçimde saklanır ve arşivlenir; hiçbir müdahale gerekmez.
Saklama yükümlülüğü kimde?
GİB, portalda kayıtlı 6 aydan eski e-fatura kayıtlarını saklamayacağını duyurdu; önceki aylara ait kayıtların saklanması ve arşivlenmesi yükümlülüğü mükelleflere geçti. e-Fatura kayıtlarının 10 yıl boyunca saklanması yasal zorunluluktur.
Mükellefler bu kayıtları ya kendileri saklar ya da bu hizmeti üçüncü kişilerden alır. Ancak GİB'in ifadesiyle "başka mükelleflerden elektronik saklama hizmetinin alınması, mükelleflerin elektronik faturalarının muhafaza ve ibraz sorumluluğunu ortadan kaldırmaz." Veri kaybı yaşandığında ve resmi kurumların istediği kayıtlar ibraz edilemediğinde, saklama hizmeti alınan firma sorumlu tutulamaz. Bu yüzden saklama hizmetini dışarıdan alan mükellefler de kendi içlerinde güvenli bir yedekleme ve arşiv sistemi kurmak zorundadır.
Neden MakroBackup?
MakroBackup, e-fatura kayıtlarınız dahil yedeklemek ve arşivlemek için belirlediğiniz tüm dosyaları aşağıdaki teknolojilerle korur. Kanuni sorumluluklarınızı yerine getirmenize yardımcı olur ve hukuki süreçlerde kendinizi savunma imkânı sağlar.
Hash nedir?
Hash, bir dosyanın kriptografik bir algoritmayla taranmasıyla elde edilen parmak izidir. Hash değeriyle bir dosyanın orijinaliyle aynı olup olmadığı, değişip değişmediği kolayca anlaşılır ve ispatlanır; dosyanın orijinal olduğunun dijital delilidir. MD5, SHA1, CRC32 gibi algoritmalarla hesaplanır; en yaygın olanı MD5'tir.
Zaman damgası nedir?
Hash, bir dosyanın değişip değişmediğini gösterir ama ne zaman değiştiğini söylemez. Zaman damgası, dosyanın elektronik imzayla ne zaman mühürlendiğinin dijital kanıtıdır. Dijital sertifika sağlayıcısının imzasıyla damgalanan dosyaların kesin tarihi belirlenir ve o tarihten sonra dosya üzerinde değişiklik yapılmadığı kanıtlanabilir; adli mercilerde delil olarak kullanılabilir.
AES-256 şifreleme nedir?
AES-256, dünya çapında kabul görmüş en üst düzey veri şifreleme standartlarından biridir. Hem saklanan verilerin hem de ağ üzerinden aktarılan verilerin şifrelenmesinde kullanılır.
GİB'in e-Fatura saklama hizmeti duyurusu
Mükelleflere ait elektronik faturaların yine mükelleflere ait bilgi işlem sistemlerinde saklanması esas olup üçüncü kişiler nezdinde de elektronik saklama yapılabilecektir.
Başka mükelleflerden elektronik saklama hizmetinin alınması mükelleflerin elektronik faturalarının muhafaza ve ibraz sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.
Elektronik Fatura Saklama Hizmeti verecek mükelleflerin Başkanlığa "Elektronik Fatura Saklama Hizmeti Başvuru Formu ve Taahhütnamesi" ile başvuru yaparak saklama izni almaları zorunludur. Bu amaçla başvuru yapacak mükelleflerin başvuru dilekçesi ekinde Bilgi İşlem Sistem Raporunu (BİS) göndermesi gerekmektedir. Başka mükelleflere ait elektronik faturaları saklama hizmeti verenler elektronik fatura uygulamasını bilgi işlem sistemlerinin entegrasyonu yöntemiyle kullanmak zorundadır.
Elektronik faturaların muhafazasının Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde ve Türkiye Cumhuriyeti Kanunlarının geçerli olduğu yerlerde yapılması zorunludur. Bu zorunluluk yurt dışında ikincil bir arşivleme yapılmasına engel teşkil etmez.
Gerekli görülen durumlarda, elektronik fatura saklama hizmeti verenlerden elektronik fatura bilgilerine ilişkin olarak belirlenecek standartlara uygun üretilecek raporların ibrazı, elektronik fatura saklama hizmeti verenlere ait bilgi işlem sistem veya sistemlerine sürekli erişimin sağlanması sureti ile istenebilir.
GİB başvuru formu ve taahhütnamesi
Mevzuatın daha iyi anlaşılması için GİB'in "Elektronik Fatura Saklama Hizmeti Başvuru Formu ve Taahhütnamesi" metni aşağıdadır.
Taahhütname metnini göster
Gelir İdaresi Başkanlığı, Denetim ve Uyum Yönetimi Daire Başkanlığı (I)
e-Fatura Saklama Hizmeti vermek istiyorum. Talebimin değerlendirilmesi ve gerekli işlemlerin yapılarak kullanıcı hesabımın oluşturulması hususunda gereğini arz ederim. Tarafıma e-Fatura Saklama Hizmeti izninin verilmesi halinde;
- Başkanlık tarafından e-Fatura Uygulaması ile ilgili yayımlanan genel tebliğ ve diğer ilgili düzenlemelerle getirilecek usul ve esasların tümüne uyacağımı,
- Saklanacak belgeler için bir belge yönetim sistemi kuracağımı ve yöneteceğimi, bu sistem dahilinde verilerin korunmasını, erişim haklarının belirlenmesini, veri güvenliğini sağlayacağımı,
- E-Fatura Saklama Hizmeti verdiğim mükelleflerin e-faturalarını Başkanlığın belirlediği format ve üzerindeki mali mührü/e-imza içerecek şekilde orijinal halinde ve bütünlüğünü koruyarak saklayacağımı,
- Saklama yapılacak sistemde şifre, parola, e-imza gibi, terminallere girişte gerekli güvenlik önlemleri alacağımı, her türlü elektronik işlemin izini tutacağımı,
- e-Fatura Saklama Hizmeti kapsamında saklanan faturaların yetkisiz kişilere karşı gizliliğini sağlayacağımı,
- Kullanıcı hesaplarının yetkisiz ve ilgisiz kişilerce kullanımına izin vermeyeceğimi ve kullanıcı hesabı ile ilgili bilgileri kimseye devretmeyeceğimi, kiralamayacağımı, satmayacağımı ve maddi-gayrimaddi herhangi bir menfaate konu etmeyeceğimi, kullanıcı hesapları ile başkaları tarafından işlem yapıldığını öğrendiğim anda durumu Gelir İdaresi Başkanlığına bildireceğimi,
- e-Fatura Saklama Hizmetini başka amaçlarla kullanmayacağımı, belirlenen kurallar dışında saklama hizmeti vermeyeceğimi, aksi durumda doğacak her türlü sorumluluğun tarafıma ait olduğunu,
- Başkanlığın gerek görmesi halinde Başkanlıkça yetkilendirilen kişilerin ve vergi incelemesine yetkili olanların sisteme girişlerine izin vereceğimi,
- Başkanlığın gerek görmesi halinde saklanan faturaları veya faturalara ait bilgileri Başkanlığın belirleyeceği yöntemle aktaracağımı,
- e-faturalarını saklama hizmeti verilen mükelleflere ait bilgileri saklama hizmetinin başladığı tarihi takip eden 7 iş günü içerisinde Başkanlığa bildireceğimi, belirlenen saklama süresi bitiş tarihinden önce herhangi bir sebeple hizmetin sona ermesi halinde 3 gün içerisinde bilgi girişi yapacağımı,
- e-Fatura Saklama Hizmetini verdiğim bilgi işlem sistemlerinin haczedilmesi veya bu sistemlere yetkili mercilerce el konulması halinde, durumu en geç üç iş günü içerisinde Başkanlığa bildireceğimi,
kabul ve taahhüt ediyorum.
Ayrıntılı bilgi için bize ulaşın.